Những điều lưu ý bạn cần biết khi lắp đặt máy chấm công và sử dụng nó

Máy chấm công thường được sử dụng trong các văn phòng, công ty, nhà xưởng … với chức năng chính là chấm công lao động hàng ngày,đồng thời quản lý tình hình lao động, nhân công…của công ty, xí nghiệp một cách nhanh chóng, dễ dàng. Khi lắp đặt máy chấm công thì bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, nhân lực cho công việc quản lý chấm công hàng ngày.

Thông thường máy chấm công hiện nay chấm công theo hai hình thức là chấm công bằng thẻ giấy và chấm công bằng vân tay. Ngoài ra trong trường hợp vân tay không có hoặc bị mờ thì có thể chấm công bằng thẻ từ hoặc bằng mật mã (password) do người dùng cài đặt.

Chấm công bằng thẻ giấy: sử dụng thẻ giấy để chấm công hàng ngày, không sử dụng phần mềm để quản lý. Ưu điểm : đơn giản, dễ lắp đặt sử dụng. Nhược điểm: tính bảo mật không cao, có thể chấm công giùm được.

Chấm công vân tay: chấm công bằng vân tay của người lao động, sử dụng phần mềm để quản lý chấm công. Ưu điểm: tính bảo mật cao, quản lý dễ dàng, nhanh chóng. Nhược điểm:phải có máy vi tính để cài đặt phần mềm chấm công.

Có 03 cách kết nối va lấy dữ liệu: qua cổng COM (RS232), qua cổng USB và qua cổng LAN (RJ 45). Thường sử dụng kết nối qua cổng LAN vì tốc độ kết nối cao.

Bạn có thể cài đặt mật mã bảo mật trên phần mềm chấm công và trên cả máy chấm công để bảo vệ dữ liệu, tránh bị người khác chỉnh sửa.

Bạn có thể mở máy chấm công liên tục hoặc mở lúc chấm công thôi, lúc không chấm công có thể tắt đi. Điều này không có ảnh hưởng gì đến máy chấm công. Dữ liệu chấm công sẽ không bị mất lúc cúp điện hoặc khi tắt máy.

Kết nối máy chấm công với máy tính

Bạn kiểm tra lại ổ đĩa CD xem đã đọc được đĩa phần mềm chưa. Trong trường hợp sử dụng Win 7 hoặc Win Vista trước khi cài đặt bạn làm theo hướng dẫn sau: vào open network and sharing center ( hoặc click vào biểu tượng hình lá cờ ở dưới góc phải màn hình máy vi tính) ->chọn Action Center->Change user account control settings -> sau đó kéo thanh trượt xuống vị trí thấp nhất ->OK.

Trường hợp này là do số dăng ký máy chấm công của bạn đăng ký không đúng với số Seri của máy chấm công hoặc máy chấm công chưa được đăng ký. Để khắc phục, bạn phải tìm lại số đăng ký máy chấm công và tiến hành đăng ký lại. Số đăng ký máy chấm công thường ghi trên đĩa phần mềm đi kem theo máy.

Trước khi khai báo một thông số nào đó, bạn vui lòng phải click vào ô “thêm mới” thì phần mềm mới hiểu và cho phép bạn lưu những thông số này sau khi đã chỉnh sửa.

Có 02 cách đấu nối : trực tiếp và gián tiếp.

– Trực tiếp: nối trực tiếp từ máy chấm công vào máy tính bằng cách sử dụng một sợi cáp mạng came một đầu vào máy chấm công, đầu còn lại cắm vào cổng mạng trên máy tính. Khi sử dụng cách kết nối này thì phải đặt địa chỉ IP máy tính của bạn là địa chỉ IP tĩnh.

– Gián tiếp: bạn cắm máy chấm công vào trong mạng nội bộ (mang LAN) của bạn. Máy chấm công sẽ có vai trò như là một thiết bị mạng trong mạng LAN của bạn. Muốn kết nối với máy chấm công thì bạn mở phần mềm lên và gõ vào địa chỉ IP của máy chấm công để kết nối. Địa chỉ IP mặc định của máy chấm công là 192.168.1.201.

Kết nối máu chấm công qua internet. Hòa toàn được bạn có thể thực hiện như sau:
Tại nhà xưởng ở Quế Võ bạn phải kết nối máy chấm công với Internet, sau đó NAT port 4370 của máy chấm công ra ngoài với một tên miền nào đó. Ở Thành phố Bắc Ninh bạn sẽ truy nhập vào máy chấm công bằng tên miền đó cộng với port 4370.

Dữ liệu sau khi tính công xong xuôi sẽ được xuất ra dưới dạng File Excel rất thuận lợi cho việc tính toán và lưu trữ.

Là do trước khi tính công bạn chưa tải dữ liệu chấm công từ máy chấm công về máy tính nên dữ liệu khi chấm công sẽ là “0”. Để tải dữ liệu chấm công về máy tính bạn làm như sau: mở phần mềm máy chấm công, vào Menu “Máy chấm công”-> Kết nối máy chấm công->Kết nối->Tải dữ liệu chấm công. Click vào ô “tải về máy tính” để tải dữ liệu về. Sau đó tiến hành chấm công lại.

Bạn kiểm tra lại kiểu kết nối. Khi kết nối qua cổng mạng thì kiểu kết nối là TCP/IP đồng thời kiểm tra lại địa chỉ IP xem đã đúng chưa.

– Nếu kết nối trực tiếp với máy tính thì bạn phải đổi địa chỉ IP của máy tính thành địa chỉ IP tĩnh.
– Nếu kết nối qua mạng nội bộ (mạng LAN) thì kiểm tra lại đường dây mạng đã cắm vào trong mạng chưa. Và cũng kiểm tra lại địa chỉ IP của máy chấm công xem có bị trùng với thiết bị mạng nào khác không. Nếu bị trùng thì bạn không thể kết nối được với máy chấm công, bạn phải sửa lại địa chỉ IP của máy chấm công mới kết nối được.

Máy chấm công sử dụng Adapter cắm trực tiếp vào nguồn điện 220VAC/50Hz. Nếu bạn muốn sử dụng nguồn điện dự phòng khi cúp điện thì có thể mua thêm bình acquy dự phòng có nguồn điện áp là 5VDC/1A.

Có thể đăng ký đến 10 ngón tay của một người.

Với máy chấm công vân tay bạn có thể khai báo 1 dấu vân tay cho 1 người để đảm bảo khi chấm công có thể  sử dụng trong trường hợp các ngón khác không lấy được. Việc này thông thường chỉ cần lấy dấu vân tay hai ngón trỏ của hai bàn tay là đủ thông thường chỉ cần lấy 1 dấu vân tay, Việc này có thể tận dụng nguồn lưu trữ vân tay cho nhiều người hơn với số lượng  công nhân hiện có của đơn vị mình.

Chức năng khai báo và đăng ký đi làm theo ca kíp hỗ trợ các công ty bố trí thời gian làm ca kíp.

Bạn có thể đi làm bất cứ ca nào trong ngày làm việc, máy chấm công vẫn hiểu được. Phần này bạn sẽ khai báo trong phần mềm.

Trường hợp phần mềm không thể kết nối nhận diện máy chấm công

Trường hợp này là do phần mềm chấm công bị lỗi, bạn gỡ phần mềm ra và tiến hành cài lại. Khi cài lại phần mềm thì dữ liệu trên máy chấm công vẫn còn. Bạn có thể tải từ máy chấm công về lại để khỏi mất công khai báo lại từ đầu.

Việc khai báo nhân viên mới nhưng không xuất hiện dấu vân tay trong danh sách dữ liệu

Có thể do khi chấm công đặt tay chưa đúng vị trí nên máy chấm công chưa nhận được vân tay. Bạn vào máy chấm công để kiểm tra dữ liệu chấm công xem máy có chấm không. Nếu máy có chấm thì khi tải dữ liệu về bạn kiểm tra các dữ liệu tải về xem có dữ liệu đó không. Nếu không có thì tiến hành tải lại dữ liệu. Nếu vẫn không được thì tắt máy chấm công khởi động lại rồi tải lại nếu vẫn không được nữa thì có thể do phần mềm bị lỗi.Bạn cài lại phần mềm chấm công cho máy tính.Dữ liệu sẽ không bị mất khi bạn cài lại.

Lỗi ngày giờ trên hệ thống máy chấm công và máy tính cài phần mềm

Bạn vào máy chấm công để cài đặt lại ngày giờ.Bạn có thể đồng bộ thời gian trên máy chấm công với máy tính bằng cách: mở phần mềm máy chấm công, vào menu “máy chấm công” -> “kết nối máy chấm công” -> “kết nối” -> “thông tin máy chấm công” -> “đồng bộ thời gian”.

Bạn có thể xóa dấu vân tay của người quản lý này bằng cách: “kết nối máy chấm công” -> “kết nối” -> “thông tin máy chấm công” -> “cập nhật” -> “xóa nhân viên quản lý”.
Sau khi làm những bước này bạn ngắt kết nối và vào máy chấm công chỉnh sửa bình thường.

Hiện tượng máy chấm công tắt đi khởi động lại, và mắt đọc vân tay kém

Hiện tượng này là do vị trí lắp đặt của máy chấm công chưa thích hợp. Máy chấm công phải được lắp đặt tại những vị trí thoáng mát, tránh ánh nắng chiếu trực tiếp vào máy chấm công, tránh những nơi có nhiệt độ cao, có gió thổi mạnh…

Nếu bị vấn đề này, bạn thử thay đổi vị trí của máy chấm công đến một vị trí khác xem còn hiện tượng này không. Ngoài ra bạn cũng nên vệ sinh lại ống kính chỗ đặt vân tay chấm công cho sạch sẽ vì nếu để bụi bẩn bám nhiều vào ống kính này thì ống kính sẽ bị che khuất và máy sẽ lầm tưởng là có nhân viên chấm công dẫn đến hiện tượng trên.

– Vệ sinh lại ống kính cho sạch sẽ, tháo tem dán nhãn trên ống kính và lau sạch các vết keo dính trên bề mặt kính, không để ống kính bị mờ.
– Các ngón tay của nhân viên phải được rửa sạch sẽ và lau cho thật khô rồi mới chấm công, không để bụi bẩn che lấp vân tay

Không kết nối đến máy chấm công được do sai các thông số cấu hình như:

Lỗi này là do phần khai báo máy chấm công không đúng. Bạn lưu ý khi khai báo máy chấm công phai khai báo đầy đủ tên máy, kiểu kết nối, địa chỉ IP… và đặc biệt là khai báo kiểu màn hình. Nếu máy chấm công của bạn là màn hình đen trắng thì phải khai báo kiểu màn hình là LCD, nếu là màn hình màu thì là TFT. Nếu bạn khai báo sai phần này thì sẽ gặp phải hiện tượng trên. Bạn vào phần khai báo máy chấm công để kiểm tra và khai báo lại.

Lỗi chấm công nhưng lại không có công ngày hôm đó.

Một số máy chấm công được cấu hình theo yêu cầu thực tế tại đơn vị công ty với yêu cầu phải xác nhận giờ đi giờ về. Như vậy một ca làm việc thông thường bạn cần phảo chấm công khi bắt đầu vào làm  và chấm công sau khi kết thúc ca làm. Vấn đề này không phải là do máy chấm sai mà là do người chấm công chấm thiếu. Ví dụ bạn làm theo ca nào đó thì bạn phải chấm công đủ 02 lần trong ca đó, khi vào làm việc một lần và khi ra về một lần . Nếu chiều hôm đó bạn ra về mà quên không chấm công thì máy chấm công sẽ tự động lấy lần chấm công tiếp theo của bạn để lấp vào chỗ thiếu đó. Cụ thể máy chấm công sẽ lấy lần chấm công của buổi sáng hôm sau để lấp vào chỗ thiếu của buổi chiều hôm trước. Và đồng thời lấy dữ liệu những lần sau nữa để bù vào chỗ vừa bị lấy đi. Điều này dẫn đến dữ liệu sẽ bị đưa lên và làm dữ liệu bị nhảy. Để khắc phục điều này thì bạn phải chấm công đủ trong một ngày.

trường hợp này nếu chấm thiếu 1 lần trước hoặc sau khi về của 1 ngày thì các ngày sau sẽ bị dịch chuyển lần chấm đó lên gây sai cho toàn bộ các ngày sau đó. cần phải chấm công bù  cũng có thể điều chỉnh được trên phần mềm.

Tuy nhiên việc lắp đặt cấu hình và trong quá trình sử dụng chắc chắn còn nhiều vấn đề phát sinh khác quý vị có thắc mắc hay cần hỗ trợ giải đáp và tư vấn xin liên hệ chúng tôi Bắc Ninh Media chuyên thi công lắp đặt hệ thống máy chấm công, kiểm soát  truy cập ra vào cho nhà máy, công ty, nhà xưởng, văn phòng… Hotline tư vấn hỗ trợ: 0222 3 875 268

Chúng tôi hoạt động ở hầu hết các khu công nghiệp trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh Bắc Giang và các khu vực khác như hải phòng, Vĩnh Phúc Thái Nguyên….